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《辦公室業務》雜志論文

我國檔案中介機構服務規范化的監管保障研究

2019-5-21 14:01:12 | 瀏覽1486次 | 《辦公室業務》論文 | 全部雜志
  【摘 要】近年來檔案中介機構如雨后春筍發展起來,隨著各行各業對檔案工作的重視程度逐漸加強,檔案中介機構將成為檔案事業中不可或缺的一部分。本文就檔案中介機構服務規范化中存在的若干亟待解決的問題進行了詳細的分析,提出了完善檔案中介機構監管的一些建議,從而促進其服務走向規范化。
  【關鍵詞】檔案;檔案中介機構;檔案中介服務
  檔案中介機構是介于檔案形成機構和檔案行政部門或檔案館之間的為社會提供檔案服務的中介組織。它是社會中介組織中的一部分,是市場經濟的產物,具備獨立法人的資格,以盈利為目的并兼顧社會效益。檔案中介機構運用專門的檔案技能和知識,按照一定的規則和程序為委托人提供檔案服務,其業務范圍涵蓋檔案咨詢、整理、寄存、鑒定和銷毀、人員培訓、檔案裝具和用品的經營,并且逐步增加檔案資產評估這項業務以促進自身的發展。其服務對象可以是黨政機關、企事業單位和個人。我國自1 9 9 2年浙江省成立第一家檔案中介機構開始,檔案中介機構便如雨后春筍發展起來,但全國各地區發展不平衡,發展較好的多集中于經濟發達地區,如上海、浙江、廣東等沿海地區,這些地區的檔案中介機構由于起步早,經濟支撐力強,所以發展較為健康,服務更為規范。而中西部地區檔案中介機構則發展不夠成熟,服務不夠規范,甚至連檔案實體和信息安全都難以保證。究其原因,最重要的一點是監管機制的薄弱甚至缺失。如果缺乏有效的監管,任檔案中介機構在市場中自主競爭,則會導致檔案中介機構陷入過分追求盈利而畸形發展的局面,從而損害委托人的權益并威脅檔案的安全。
  一、我國檔案中介機構服務規范化存在的問題
  (一)我國檔案中介機機構缺乏自我約束力。首先,一些檔案中介機構過分追求盈利,在承包機關和企事業單位的檔案整理工作時,為加快整理速度,追求盡快完成項目,以降低成本獲取最大收益,使案卷質量難以保證,導致委托方在迎接檔案工作檢查時面臨不合格甚至返工的困難。還有一些檔案中介機構私自接收大學生檔案但其本身又不具備保管大學生檔案的資格,這給委托人日后帶來困難。據中國新聞網報道:近日武漢省人才中心有關負責人提醒大學生,畢業后,檔案千萬不要委托中介機構保管,一些中介機構為了收取托管費,違規保管大學畢業生檔案。由于中介機構出具的介紹信,蓋的公章均不會被政府部門認可,在這些機構托管檔案的大學畢業生,一旦需要辦理調動、轉正定級、申報職稱等手續時,將面臨無法辦理的麻煩。其次,檔案中介機構的工作人員構成不規范,從技能上來看,雖然大部分是檔案專職人員,但還有一部分是兼職檔案人員,兼職人員缺乏檔案專業技術,影響案卷質量,導致案卷質量參差不齊。目前很多檔案中介機構的工作人員多是一些退休的老同志,雖然業務上很熟練但對計算機等現代化檔案整理工具方面知識欠缺,不利于檔案的信息化,并且離退休老同志對新的業務標準還不能及時掌握,如我國2 0 0 1年起施行的《歸檔文件整理規則》中要求以件為單位進行檔案整理,如果不能依照新標準進行工作會造成檔案整理不規范。從安全性來看,由于對兼職工作人員不甚了解,而檔案工作往往涉及到一個單位的人事檔案和一些保密性文件,如個人身份信息或護照,亦或一個工業企業的圖紙等科技檔案,如果檔案中介機構的工作人員不遵守檔案工作者的道德規范就會造成泄密等危險,如何防范泄密危險也對檔案中介機構也提出了挑戰。最后,在檔案信息數字化的過程中,為了整理上的便捷,檔案中介機構往往自帶設備,例如某公司在雇用檔案中介公司整理檔案時,由中介機構人員自帶電腦進行著錄,這會造成著錄不規范,可讀性可用性無法保證,甚至檔案信息的安全都存在隱患。
  (二)監管法律法規不健全。目前我國還沒有制定一部關于檔案中介服務方面統一的檔案行政法規或檔案行政規章,只有一些地方上頒布的檔案法律法規中專設了一些條款來規范檔案中介機構的行為和人員管理。如《湖北省檔案管理條例》第二章第十條規定“公民、法人或者其他組織可以依法設立檔案中介服務機構。檔案中介服務機構應當報縣級以上檔案行政管理部門備案,并在核定的范圍內開展檔案整理、鑒定、評估、咨詢等工作。檔案行政管理部門應當加強對中介服務機構的監督。”又如《廣東省檔案條例》第二章第十四條規定“從事檔案評估、整理、鑒定、寄存等中介服務的,應當依法登記注冊設立檔案中介服務機構,并報所在地檔案行政管理部門備案,檔案行政管理部門應當對檔案中介服務機構實行監督和指導。”這些條例只提出檔案中介機構需要備案并核定業務范圍但未對檔案工作人員的構成提出要求。另外還有《上海市檔案條例》《天津市檔案管理條例》等檔案法規中專設有類似條款。還有一些是政府頒布的專門規章來規范檔案中介機構,如《宜昌市檔案中介服務機構管理辦法》《浙江省檔案中介服務管理辦法(試行)》等,這些針對性的法規對檔案中介機構的構成、業務范圍、從業人員素質以及監管部門提出了明確的要求。這些法律法規都為檔案行政部門對檔案中介機構進行監管提供了一定的法律依據,但隨著檔案中介機構數量的逐漸增多和業務范圍的日趨擴大,這些法律法規已經不能滿足日益增長的實踐需求,并且不難看出,針對規范檔案中介機構服務的法律法規不多,有些地區有、有些地區沒有,所以全國范圍內普遍適用的檔案行政法規和規章呼之欲出。
  (三)缺乏監管機制。檔案中介機構一般是由相關行政管理部門監管,許多檔案中介機構是依附于政府機構或是由某些國有企事業單位相關職能部門轉化來的,有的甚至由檔案行政部門完全包辦,獨立自主的民營檔案中介機構為數不多,很多檔案中介機構還想方設法掛靠到檔案局(館)內,這就容易造成政企不分的格局,這種政府和中介機構形成的“利益共享體”使檔案行政機關和檔案中介機構職能界限不清,監管責權混亂。同時,這種責權混亂還會造成獨立自主的民營企業面臨不公平的競爭,使檔案中介行業難以健康發展。
  二、完善對檔案中介機構監管的對策
  (二)檔案中介機構的服務對象要加強監管的意識。目前很多單位在與檔案中介機構簽訂合同時只對案卷數量、酬勞、完成時間、逾期賠償等方面有協議,卻少有涉及案卷質量標準的協議和對發生損害檔案或泄密情況該如何追究責任和賠償的協議。所以委托方在與檔案中介機構簽訂合同時應該明確案卷質量標準、要求檔案中介機構在進行檔案數字化時必須用本單位的設備,不得使用個人和中介機構的設備,簽訂保密承諾書,并提出風險防范條款,明確發生泄密或檔案損害時檔案中介機構應承擔的責任和賠償。委托方還應在檔案中介機構整理本單位檔案時派專人進行監督檢查。
  (一)檔案中介機構內部應加強行業自律性,規范自身業務流程。檔案中介機構內部要加強自律性和自覺性,強化自我管理的內在約束機制,增強服務意識,自覺接受檔案行政管理部門和工商行政管理部門的監督,按規章制度進行經營活動。在企業內部要制定相應的管理制度,在人員的管理上,要對員工的技能和素質有明確規定,對員工的職業道德要有明確要求,從而規范員工的素質、業務水平、行為和工作質量;在招募員工時應明確其身份,建立嚴格的準入機制;在整理工作中執行誰整理誰負責的規定,如果出現問題,可以追究責任到個人。檔案中介機構在服務時要規范流程,主動與委托方簽訂協議,明確雙方的權利和義務,嚴格遵守協議,樹立良好的企業形象。
  (三)檔案行政部門建立健全監管機制。從國家角度來說,立法部門應針對檔案中介機構這一新興事物的特點和問題進行立法,明確指出監管的重點是什么,監管的內涵是什么,如何進行監管,給予檔案行政部門對檔案中介機構進行監管的法律支持,尤其在制定法律法規時要對損害檔案實體和泄露檔案信息的行為予以處罰,如果情節嚴重還應追究其刑事責任。同時還應制定一系列標準去規范檔案中介機構從業人員的業務水平和道德素養。從我國各地區來說,各地檔案行政部門要互相學習,吸取對檔案中介機構監管機制較完善地區的先進經驗,依照我國檔案事業有關的法律法規制定適合本地區的針對性強的法律法規去規范檔案中介機構的服務。從檔案行政部門自身來看,最重要的是實行政企分開,讓檔案中介機構與檔案行政部門真正脫鉤,把檔案中介機構放入市場中進行公平競爭。在監管檔案中介機構時要引入評估機制,對檔案中介機構的業務水平、工作人員素質、工作成果以及行業內各機構遵紀守法和服務質量程度等方面進行評估。引入評估機制有利于推進檔案中介機構服務的規范化。檔案行政部門還應加強對檔案中介工作人員的技能培訓,如宜昌市檔案局注重對檔案中介機構人員的培訓教育,將其納入培訓范圍,每年舉辦崗位培訓和專題業務知識培訓,要求中介機構人員參與。這樣就在源頭上保證了檔案中介機構的服務質量。
  面對貧富差異趨于極化的高基尼系數問題,國際通行方法一般是由國家或地區對社會財富進行二次分配。社會財富的二次分配的確可以發揮“削高填低”的經濟效應,縮小區域間、居民間的社會財富差異,有效降低區域的基尼系數,進而有效提升社會公平,減少各類社會問題。但是,由政府主導的社會財富的二次分配,卻必然會在一定程度上挫傷部分區域、部分群體社會財富創造的積極性,不利于社會經濟整體的高效發展。因而,如何確保社會財富從高收入地區、群體合理流向低收入地區、群體,又能充分調動高收入地區、群體社會財富的創造、創新積極性,似乎是一對矛盾。
  三、結語
  由于檔案中介機構是新興事物,對其的監管研究尚不成熟。而檔案中介機構發展勢頭迅猛,亟需對其加強監管,規范其服務行為。只有從外部制定法律法規、完善監管機制、明確監管主體,在內部加強行業自律,提高檔案中介機構工作人員的素質和服務質量才能促進該行業的健康發展,進而推動我國檔案事業的發展。
  作者: 喬俏
  單位:四川大學公共管理學院
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