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《辦公室業務》雜志論文

強化四種意識 提升公文處理質量

2019-5-24 15:02:31 | 瀏覽1281次 | 《辦公室業務》論文 | 全部雜志

  【摘要】秘書人員的能力素質直接決定著公文質量。我們要以高度的責任心和使命感,以如履薄冰、如臨深淵的警醒態度,扎扎實實、認認真真地做好公文處理的各項工作,為機關高效順暢運轉提供堅實保障。

  【關鍵詞】四種意識;公文處理

  公文是具有法定權威性和規范體式的應用文體,代表著黨委政府的形象。隨著政務公開的全面推進,公文面向全社會公開發布已成常態。在信息時代,一篇存在瑕疵和錯誤的公文如果通過網絡傳播,造成的負面影響不可估量。所以,秘書要強化四種意識:

  一、強化學習意識,提升辦文基本素質

  練就扎實的基本功是做好工作的第一步。“木桶效應”眾所周知,公文處理頭緒多、涉及廣,辦文的最終效果往往取決于秘書知識儲備中最薄弱的環節。因此,我們要進一步加強學習,夯實公文處理的基礎。一是在學習上下功夫。公文在文種、格式等方面有嚴格的規定,要堅持不斷學習,及時掌握最新的公文知識。同時,各單位在實際工作中,對公文的具體應用還有細節上的差別,要學習本單位的范文,熟悉各種公文的規范格式、語言風格和寫作手法。二是在積累上下功夫。注意學習黨和國家最新的路線方針政策,確保正確把握工作中涉及到的相關方針政策和法規,確保吃透上情,避免公文帶有“硬傷”。平時要捕捉領導講話中的閃光點,積累領導在平時工作中的基本觀點、重要論述、關鍵詞等。此外,還要注意收集工作基本情況、工作計劃、相關數據等,用來聯系實際,確保吃透下情,避免出現空話、外行話。三是在練習上下功夫。重點是把握好多寫、多改、多問三個關鍵詞,主動爭取練寫機會,勤于動筆。撰寫的文稿要反復修改,多向領導、同事請教,不懂就問,通過實戰提高能力水平。

  二、強化精品意識,提升公文起草能力

  公文作為黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的重要工具,在傳達貫徹黨和國家的方針政策,指導和推進各項工作上,具有不可替代的作用。起草公文必須堅持質量第一的原則,做到精雕細琢,精益求精,確保文稿符合“高、準、深、實、新”標準。“高”,即站位要高,主動換位思考,以“身在兵位、胸為帥謀”的崗位意識,多出大主意、好主意,當好“智庫”和“高參”;“準”,即定位精準,主要指吃透上級政策,把握基層情況,摸清領導意圖,保證公文有的放矢、一語中的;“深”,即深度思考,能夠多分析、多挖掘,善于透過現象抓住本質,將上級的有關部署和領導的工作思路清晰化、系統化、深刻化;“實”,即厚重實在,文字干凈,言之有物,提出貼近實際、具有可行性的對策措施;“新”,即常寫常新,杜絕照抄照搬等現象,以原有素材為基礎,注重在思路、舉措、文風上有所創新,進一步激發文字的活力,增強公文的執行效果。初稿完成后,事實清楚需要一絲不茍地加以修改,常用的方法有:通讀修改法,通過朗讀發現語句不通暢、銜接不緊密、表達不清晰及缺詞丟字等常見毛病;冷藏修改法,對不急的公文先放一放,待思路進一步理清后再“復看”;互評修改法,邀請未參考起草工作的第三方參與審閱,明確問題與不足,為修改公文拓寬思路。

  三、強化質量意識,提升公文審核水平

  公文審核是公文制作過程中承上啟下的關鍵環節。我們應當對照《黨政機關公文處理工作條例》的相關要求,對每一篇公文的審核都做到準確、細致、嚴謹、周到,努力實現公文的高質量、零差錯。重點把好三關:一是把好內容關,做好“五看”。一看行文的理由是否充分、行文依據是否準確。二看內容是否符合黨和國家的路線、方針政策、法律法規以及上級機關的有關指標、規定。三看觀點是否鮮明,是否準確體現了發文機關的意圖。四看同現行有關公文銜接情況如何,即在同一問題上,各公文之間不能互相矛盾。五看內容是否完整,提出的政策、措施是不是切實可行。二是把好文字關,做好“三看”。一看篇章結構是否嚴謹,各層次之間是否相互連貫。二看語言表述有沒有做到準確嚴密。三看文字是否精確、簡練、樸實、莊重和規范。三是把好格式關,做好“三看”。一看行文關系和行文方式是否合理。二看文種是否正確,特別注意避免請示一文多事、報告夾帶請示事項或者生造文種等常見問題。三看格式是否規范,重點審查有無漏項,還要特別注意跟《條例》出臺前的老辦法區分開來,嚴格按照國家新格式標準執行。

  四、強化責任意識,提升公文運轉效率

  公文運轉是一項常做常新、永無止境的工作。目前,有些機關公文積壓、滯辦、推諉等問題仍然屢見不鮮,文秘人員對此應主動擔當,勇于創新,進一步提升收文辦理效率,力求各項工作都能做得更細致、更扎實。一是完善簽收機制,通過來電提醒、全天候值守、收發室催收等方式,保證公文即到即收。二是嚴把初審關口,主要有三方面:業務審查,即是否應當由本機關辦理;規范審查,即是否符合行文規則,文種、格式是否符合要求,涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽;法務審查,即是否符合法律法規和上級相關政策。經初審不符合規定的公文,堅決予以退回。三是提高擬辦質量。充分做好提煉文件要求、熟知職能分工、對照先例比較等前期準備工作,提出責任單位、落實要求等工作建議,供領導審簽時參考,保障公文得到妥善辦理。四是主動協調辦理。針對公文流轉中易出現的“中梗阻”問題,堅持程序嚴謹性和細節靈活性的高度統一,及時提醒催辦。對按正常程序流轉,無法保證按期辦結的,遵循急事急辦、特事特辦的原則,認真做好跟蹤,最大限度地提高文件傳遞效率,確保事事有回音、件件有落實。

  文/江蘇省鹽城市人民政府辦公室;鹽城市財政局

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